Kỹ năng giao tiếp thời hiện đại

Bài 1: GIAO TIẾP CẦN THẬN TRỌNG

Giao tiếp chưa bao giờ có tốc độ nhanh hơn hiện nay, và cũng dễ dàng hơn xưa rất nhiều. Chúng ta có điện thoại di động, máy nhắn tin, hội thư thoại, e-mail, fax, tổ chức hội thảo từ xa (videoconferencing), và các phòng "chat"; qua mạng internet. Với tất cả các phương tiện cộng nghệ nói trên, giờ đây chúng ta có thể giao tiếp với hầu như bất kỳ ai, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Nhưng có thật là chúng ta có thể giao tiếp tốt hơn? Trong công sở, trường học or các nhốm hội thảo những nhóm làm việc thường xuyên cãi cọ, xung đột chỉ vì năng lực giao tiếp quá kém. Đương nhiên ngộ nhận phải xảy ra. Thông tin sai lạc được phổ biến, lan rộng. Những vấn đề phát sinh. Những rắc rối nhân lên.

Đi đến đâu cũng thế, chúng ta đều gặp nhiều vấn đề đến nỗi chúng ta phải đồng ý với lời một nhân vật phát biểu trong cuốn phim kinh điển "Cool Hand Luke": Tất cả mọi vấn đề chỉ là do giao tiếp quá kiếm mà ra. Và quả thật nhiều thất bại của chúng ta đều bắt nguồn từ năng lực giao tiếp quá yếu kém. Chưa bao giờ vấn đề cải thiện năng lực giao tiếp để thành công lại quan trọng như hiện nay. Giải pháp với nhiều vấn đề nghiêm trọng đáng lý ra không đáng nảy sinh chính là nâng cao khả năng tương tác với người khác - cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn. Để quản lý tốt, chúng ta cần giao tiếp tốt. Đơn giản chỉ có thể. Quản lý suy cho cùng chính là làm việc với mọi người, giúp đỡ họ hoàn thiện nhiệm vụ của mình, giúp đỡ họ hợp tác với chúng ta và cùng thành công với chúng ta.

Mục tiêu của giao tiếp đơn giản chi là tạo ra, duy trì và phát triển mối quan hệ kết nối giữa người với người. Và không phải chỉ có một mình bạn. Vì bạn quản lý con người, bạn có cơ hội ứng dụng công tác quản lý thông qua việc từ mình làm gương cho cấp dưới. Dù muốn dù không, mọi cử chỉ , hành vi của bạn luôn luôn là 1 tấm giương cho cáp dưới soi vào. Những nhân viên đó kỳ vọng nhiều ở bạn vì bạn chính là "sếp" của họ. Và đặc biệt là họ cho rằng đã là "sếp" thì phải ăn nói cho ra trò. Nếu bạn ăn nói giỏi, bạn sẽ là động lực cho các nhân viên của mình giao tiếp tốt hơn. Còn nếu bạn ăn nói quá kém, các nhân viên của bạn cũng sẽ tiếp thu điều đó, nghĩa là khả năng giao tiếp của họ cũng sẽ trượt dốc. Và các giao tiếp của họ có khi sẽ được sử dụng với chính bạn nữa.

Hãy đọc những dòng này với 1 trí tuệ mở rộng và 1 tâm hồn thông thoáng. Hãy áp dụng ngay những điều bạn đã đọc và đã hỏi. Bạn chắc chắn sẽ giao tiếp ngày càng hiệu quả hơn.

"Khi bạn đang trong cương vị lành đạo - cho dù chỉ là một đội trưởng
bán hàng hay 1 tổng giáo đốc, 1 nhóm trưởng - thì bạn chính là 1 khuôn mẫu
hành vi cho nhân viên. Cấp dưới của bạn xem bạn là thần tượng và sẽ tiếp thu
ảnh hưởng của bạn"

Bài 2: KẾT NỐI MỌI NGƯỜI​

Nếu bạn là 1 quản lý, hầu hết mọi hoạt động của bạn đều liên quan đến giao tiếp. Hiệu quả giao tiếp của bạn phụ thuộc vào kỹ năng quan hệ với người khác. 4 nhân tố dưới đây, với tầm quan trọng ngày càng tăng, tạo nên 1 kỹ năng quan hệ mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải có

• Kỹ thuật: "Bất cứ khi nào có mọt loại hình kỹ thuật mới được du nhập vào xã hội, chắc chắn sẽ xuất hiện sự phản ứng của con người để tạo ra 1 đối trọng, nghĩa là mức độ kết nối nhờ đó sẽ được nâng lên."
• Áp lực thời gian: Chúng ta làm việc nhiều hơn nhưng với khoảng thời gian ít hơn bằng cách làm nhiều công việc cùng 1 lúc. Nhưng đừng để bạn rơi vào tình huống do chúi đầu vào nhiều công việc quá nên chẳng còn hơi sức đâu để ý đến nhân viên, do đó ko thể giao tiếp với họ một cách hoàn thiện, chính xác và hiệu quả.​
• Sự đa dạng: Có ngày càng nhiêu sự khác biệt giữa các nhân viên - tuổi tác, giới tính, chủng tộc, văn hóa, tôn giáo, ngôn ngữ và cả lối sống nữa. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong giao tiếp, bạn nên lưu ý đến những đặc điểm khác biệt đó.​
• Trách nhiệm pháp lý: Đã có rất nhiều vụ việc hai bên phải vác chiếu ra hầu tòa trong khi chúng có thể được dàn xếp 1 cách ổn thỏa nếu như nhà quản lý biết cách giải quyết ngay từ lúc những vấn đề đó mới bắt đầu nảy sinh. Điều này đòi hỏi năng lực giao tiếp hiệu quả.​

Hãy giao tiếp trong tinh thần xây dựng. Những nguyên tác sau đây - là căn bảo của lối giao tiếp tích cực - đã tạo nền tảng cho những mối quan hệ hữ ích, 1 tinh thành phấn chấn hơn và 1 tập thể làm việc có hiệu quả hơn.

• Tiếp cận với thái độ lạc quan. Hãy tỏ ra vui vẻ và lịch thiệp. Lúc nào cũng trong tư thế chuẩn bị sẵn sáng. Có thái độ trân trọng biết điều và tự tin.

Xây dựng những câu nói thông cảm và hợp tác, dựa trên sự tin cậy lẫn nhau và những mối quan tâm hay sở thích giống nhau. Ai cũng muốn có cảm giác an toàn về mọi phương diện, tâm lý, tình cảm và thể xác. Phong cách giao tiếp của bạn phải chuyển tai được thông điệp: "Bạn hoàn oàn an tâm khi ở bên tôi". Mọi giao tiếp tốt hơn khi họ có thể chia sẻ những điểm chung. Hãy tìm cách xây dựng những điểm chung với người khác.
Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn tùy theo từng đối tượng cụ thể. Hãy chỉnh sửa phong cách giao tiếp của bạn sao cho phù hợp với phong cách mà đối phương ưa thích nhất, như thế mới đem lại hiệu quả tối đa.​  Sau đây là 3 lời khuyên dành cho bạn: Đừng "dán nhãn" cho người khác:Việc "dán nhãn" cho người khác (cô này là chúa lắm mồm, anh kia là vua keo bẩn...) ảnh hưởng đến việc bạn suy nghĩ về người khác như thế nào, tiếp cận với họ ra sao và chi phối phương thực giao tiếp của bạn. Ví dụ: nếu bạn nghĩ về một người là "kẻ chuyên gây ra rắc rối" bạn sẽ có ý nghĩ không tốt về người đó (chắc chắn rồi) và điều này sẽ ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của bạn với người đó (có thái độ, khinh thường ...). Ngoài ra người ta co khuynh hướng sống tốt hơn, hay tệ hại đi dựa theo những kỳ vọng của bạn về họ.

Xây dựng niềm tin bằng cách thể hiẹn tính nhất quán trong lời nói và việc làm: Chúng ta thường tin tưởng người nào có hành động nhất quán với lời nói của họ. Bạn nhất quán đến mức nào? Hãy lấy 1 tờ giấy trắng ra và viết lên đó: "Mọi người có thể tin tưởng tôi về việc...". Hãy liệt kê các việc làm của bản thân mà bạn cho rằng luôn luôn nhất quán. Những hành động nào theo bạn sẽ tạo ra sự tin cậy? Những hành động nào sẽ phá hủy sự tin cậy đó?

Tránh sử dụng phong cách quản lý theo kiểu "cao bồi Mỹ": Phong cách ra lện và chỉ huy không còn phù hợp với cách quản lý ngày nay. Muốn đạt kết quả tốt chúng ta phải biết khuyến khích tinh thân hợp tác thay vì ra lệnh cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn phải đứng ra nhận lãnh trách nhiệm và nhân viên sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn trong những tình huống khẩn cấp hay có khủng hoảng.​
"Năng lực giao tiếp giữa người với người chính là năng lực xậy dựng
những cầu nối. Khi bạn giao tiếp với cấu dưới, thủ trưởng, hay đồng nghiệp,
mục tiêp của phải là xây dựng được những cầu nối quan hệ tích cực để tạo
ra một môi trường làm việc hữu ích cho cả 2 bên." Bài 3: Quản lý nhân sự Việc nhận thức của mỗi người về đối phương có ảnh hưởng rất lớn trong việc giao tiếp. Để giao tiếp hiệu qua, bạn phải tìm hiểu xem người khác nhận thức về thông điệp của bạn như thế nào. Việc huấn luyện về giao tiếp thường đề cập tới hai vai trò; người chuyển tải thông điệp (sender) và người nhận thông đệp (receiver). Và có lẽ thuật ngữ "người nhận thức" - perceiver - sẽ là từ diễn đạt đúng nhất vì nó nhấn mạnh sự nhận thức là yếu tố quyết định trong bất cứ tình huống giao tiếp nào. Khi bạn nói hoặc viết, khi bạn gởi 1 thong điệp đi và người khác nhận nó, thông điêp3 sẽ được xử lý tùy thuộc vào hệ qui chiết của người nhận (farame of reference) và cầu thành sự nhận thức của họ. Hệ qui chiếu được hình thành từ các yêu cố sau:

• Thái độ
• Niềm tin
• Văn hóa
• Trình độ học vấn
• Cảm xúc
• Kinh nghiệm
• Giới tính

Mỗi chúng ta đều có một hệ qui chiếu khác nhau. Những hệ qui chiếu này tạo ra những sự nhận thức khác nhau và sẽ dẫn đến những cảm ứng khác nhau giữa mỗi người. Chúng ta thường chuyển thông điệp sang nhận thức ngày tức thì và chúng ta thường làm như vậy mà ko hề có ý thức gì cả. Chúng ta hình thành những ấn tượng, cảm giác, đưa ra những quyết định hay kế luận một cách máy móc. Khi bạn truyền đạt 1 vấn đề, người nghe sẽ chuyển thành sự nhận thức. Và nhận thức này sẽ quyết định họ sẽ phản ứng như thế nào.​ Sự nhận thức có tácđộng mạnh mẽ hơn sự thật. Chúng ta phản ứng lại với những thông đệp dựa trên những gì chúng ta có là đúng hơn là dựa trên những sự kiện thật sự đúng. Nếu sự thật khác với sự nhận thức của chúng ta, thì sự nhận thức ấy sẽ thắng. Chúng ta phản ứng lại một vấn đề dựa theo cảm giác và cách hiểu của chúng ta. Quản lý là việc dùng người sao cho đạt được kết quả mình mong muốn. Nhân viên thường có khuynh hướng sẽ làm việc hết khả năng nếu họ có được sự nhân thức tích cự đới với những thông điệp mà bạn đưa ra.​ Bạn không biết người khác đang nghĩ gì - và bạn cũng không thể điều khiển suy nghĩ của người khác. Bạn không thể làm chủ được việc người khác lý giải thông điệp bạn đưa ra như thế nào. Nhưng bạn có thể điền chỉnh được phong cách giao tiếp của chính bản thân mình - bằng văn bản, lời nói, hay dùng hình ảnh minh họa. Khi bạn càng hiểu hệ qui chiếu của người khác, bạn càng giao tiếp hiệu quả hơn. hãy thử làm theo 3 lời khuyên sau:​ Chuyển thông điệp đúng lúc: Thời điểm quyết định tất cả. Cảm xúc làm ảnh hưởng đến việc nhận thức một vần đề. Nếu bạn có ý định xin ai một cái gì hoặc chuẩn bị đề cập đến một đề tại nhạy cảm, hãy ngừn ngay lại khi người đối diện bạn đang trong tâm trạng bực bội. Hãy chờ đến lúc người đối diện bạn cảm thấy thoải mái vì khi ấy họ sẽ dễ dàng chấp nhận những yêu cầu của bạn hơn.​ Hãy bắt đầu từ quan điểm của đối phương: Cấp quản lý và nhân viên thường khác nhau về cách nhìn nhận một vấn đề - lại một yếu tố khác làm ảnh hưởng đến sự nhận thức. Nhân viên thường có một nhận thức không chính xác về một vấn đề nào đó chỉ vì họ không có được một lầm nhìn bao quát toàn bộ sự việc như cấp quản lý. Bạn cần phải giao tiếp dựa trên quan điểm của nhân viên trước và giúp họ dần dần nhận ra được hoàn cảnh vấn đề.
Hãy có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân: Chúng ta ai cũng có nhưng điểm khác nhau về tuổi tác, giới tính, sắc tộc, văn hóa, quan điểm chính trị, tôn giáo, ngôn ngữ, cách sống ... Hãy hận trọng đối với những sự khác biệt này vì nó có thể làm ảnh hưởng đến việc người khác hiểu về bạn và thông điệp của bạn như thế nào. Hãy chú tâm đến lời nói, giọng nói, thái độ, cử chỉ và kiểu cách của mình.


"Tất cả mọi sự quy vào sự nhận thức. Hãy tìm cách quản lý điều đó!"

Tom peters - The pursuit of Wow